I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадровой работы и муниципального архива администрации Гудермесского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Гудермесского  муниципального района. Создан в целях осуществления эффективной кадровой работы путем обеспечения подбора, расстановки и повышения квалификации кадров и реализации полномочий органов местного самоуправления по формированию и содержанию архивных фондов в администрации Гудермесского муниципального района (далее – администрация).

Отдел создается и ликвидируется главой администрации Гудермесского муниципального района (далее –глава администрации).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией   Российской Федерации, федеральными конституционными законами,   федеральными законами, указами и распоряжениями  Президента Российской  Федерации,  постановлениями  и распоряжениями  Правительства   Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти,  законами Чеченской Республики,  постановлениями Правительства Чеченской Республики, иными нормативными правовыми актами Чеченской Республики, Уставом Гудермесского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы администрации  Гудермесского муниципального района, Инструкцией по делопроизводству, Регламентом работы администрации района и   настоящим Положением об отделе.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации. Структура и штатная численность отдела определяется главой администрации.

1.4. Отдел подчиняется непосредственно главе администрации и работает под руководством заместителя  главы администрации-руководителя аппарата.

II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

Основными задачами отдела являются:

2.1.  Формирование, подбор, расстановка, учет и анализ кадрового состава.

2.2.  Организация системы учета кадров в администрации.

2.3.  Организация и  проведение всех видов подготовки,   переподготовки и повышения квалификации кадров администрации.  

2.4.  Организация работы по проведению аттестации и   квалификационных экзаменов муниципальных служащих администрации района. 

2.5.  Проведение эффективной кадровой политики в администрации.

2.6.   Организация строгого соблюдения установленного порядка  прохождения распорядительной документации по личному составу в администрации.

2.7. Организация работы по награждению муниципальных служащих.

2.8.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению.

2.9.Предоставление в установленном порядке учетных данных в Архивное управление Правительства Чеченской Республики.

 III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Организует кадровое делопроизводство в администрации с учетом требований рациональной организации труда и управления. 

3.2. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству администрации Гудермесского муниципального района подготавливает, регистрирует и передает  по назначению распорядительную документацию по личному составу.

3.3.  Организует подготовку проектов распорядительных документов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора, назначением на должности муниципальной службы,   освобождением   от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением  муниципального служащего с муниципальной  службы и выходом его на пенсию и оформлением
соответствующих документов.

3.4. Осуществляет учет личного состава администрации, руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений.

3.5. Осуществляет  заполнение   и учет трудовых книжек, вкладышей работников администрации, руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений.

3.6. Формирует и ведет личные дела муниципальных служащих администрации.

3.7. Организует работу по ведению Реестра   муниципальных служащих по Гудермесскому муниципальному району, внесению в него изменений и дополнений.

3.8. Оформляет документы для  выдачи командировочных удостоверений работникам администрации.

3.9. Обеспечивает в соответствии с номенклатурой дел ведение, сохранность и своевременную сдачу в архив кадровой документации.

3.10. Участвует в подготовке и проведении конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы.

3.11. Осуществляет работу по организации   и участвует в проведении аттестации муниципальных служащих администрации.    

3.12.  Формирует   резерв   кадров   администрации района. Подготавливает и выдает  справки  о трудовой  деятельности работников администрации, а также иные справки по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

3.13.Составляет график отпусков и ведет учет использования отпусков работниками администрации, оформляет предоставление отпусков (в том числе дополнительных) в соответствии с утвержденным графиком, а также отпусков без сохранения заработной платы; оформляет листки временной нетрудоспособности.

3.14 Своевременно доводит до сведения заинтересованных органов структурных подразделений администрации распоряжения главы администрации по личному составу.

3.15.Разрабатывает, организует и осуществляет  мероприятия по подготовке  и  переподготовке,  повышению  квалификации   муниципальных служащих   администрации.

3.16.Разрабатывает локальные нормативные акты, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений.

3.17. Обеспечивает кадровое делопроизводство в администрации Гудермесского муниципального района. 

3.18. Организует проверку достоверности представляемых муниципальным служащим персональных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу.

3.19.  Организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами.

3.20.  Выполняет поручения главы администрации района и заместителя главы администрации-руководителя аппарата.

3.21.  Выполняет иные функции в соответствии с задачами отдела.

3.22. Консультирует муниципальных служащих по вопросам входящим в компетенцию отдела.

3.23. Организует работу по награждению муниципальных служащих администрации Гудермесского муниципального района, готовит проекты распоряжений главы администрации района о награждении.

3.24.Составляет списки организаций-источников комплектования архива.

3.25. Оказывает методическую помощь, проводит семинары, совещания, консультации по вопросам организации и методики работы с документами.

3.26. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, рассматривает заявления, обращения граждан.

3.27. Готовит проекты постановлений, распоряжений главы администрации в области обеспечения  сохранности документов.

3.28. Принимает  от источников комплектования документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

3.29.Производит прием граждан по личным вопросам.

3.30. Вносит на рассмотрение администрации района и АУП ЧР предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию ведомственного хранения архивных  документов.

IV. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

Отдел для решения поставленных задач имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений администрации, а также должностных лиц. учреждений, организаций, независимо от их вида собственности в установленном порядке справки, другие документы и сведения, необходимые для выполнения задач и функций отдела.

4.2. Взаимодействовать со структурными подразделениями администрации, вести служебную переписку с  должностными лицами, учреждениями и организациями, общественными объединениями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.3. Выносить на рассмотрение главы администрации района и заместителя главы администрации- руководителя аппарата предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.4. Пользоваться в установленном порядке информационными базами Администрации, а также создавать собственные базы.

4.5. Требовать от работников, отвечающих за ведение кадрового и архивного  делопроизводства в самостоятельных структурных подразделениях правильную и своевременную сдачу информации, связанную с прохождением муниципальной службы и комплектованием архива.

4.6. Проверять по поручению главы администрации отраслевые структурные подразделения администрации по состоянию кадрового делопроизводства и архивного дела.

4.7. Принимать участие в заседаниях, совещаниях и иных мероприятиях, проводимых главой администрации.

4.8. Осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации Чеченской Республики.

V. РУКОВОДСТВО И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет начальник отдела кадровой работы и муниципального архива администрации (далее - начальник отдела);

5.2. Начальник отдела является муниципальным служащим, назначается на должность и освобождается от должности приказом главы администрации района.         

5.3.Начальник отдела:

5.3.1. Руководит деятельностью отдела, обеспечивает решение возложенных на отдел задач, несет персональную ответственность за выполнение функций отдела и состояние исполнительской дисциплины.

5.3.2.Определяет внутреннее распределение обязанностей между сотрудниками отдела, разрабатывает и представляет на утверждение главе администрации должностные инструкции сотрудников отдела и Положение об отделе.

5.3.3. Представляет главе  администрации предложения для назначения на должность и освобождения от должности сотрудников отдела, о повышении их квалификации, аттестации, применении мер поощрения и дисциплинарных взысканий.

5.3.4. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

5.3.5. Имеет иные права и обязанности, установленные должностной инструкцией.

5.4. Сотрудники отдела являются муниципальными служащими, назначаются на должность и освобождаются от должности приказом главы администрации.  

5.5. Права, обязанности и ответственность сотрудников отдела определяются законодательством Российской Федерации о труде, законодательством Российской Федерации и Чеченской Республики о муниципальной службе, настоящим Положением и должностными инструкциями, утверждаемыми главой администрации района.

5.6.Сотрудники отдела осуществляют свою работу в соответствии с указаниями начальника отдела, должностными инструкциями и несут ответственность за их выполнение.