1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ  

1.1 Общий отдел является структурным подразделением администрации Гудермесского муниципального района, создан для обеспечения единой системы документирования и подчиняется главе администрации и его заместителю-управделами. 

1.2 Общий отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Чеченской Республики, законами Российской Федерации и Чеченской Республики, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Главы Чеченской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Чеченской 

Республики, решениями Совета депутатов Гудермесского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы администрации Гудермесского муниципального района, Уставом района и настоящим Положением. 

1.3 Общий отдел имеет круглую печать (описание круглой печати: по внешнему кругу - Чеченская Республика Российской Федерации; по внутреннему кругу - Администрация Гудермесского муниципального района; в центре- общий отдел) штампы, бланки установленного образца, необходимые для осуществления его деятельности. 

2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 

Основными задачами общего отдела являются: 

2.1 Организация и совершенствование делопроизводства в администрации Гудермесского муниципального района.

2.2 Руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению, оказание методической помощи структурным подразделениям в ведении единой системы делопроизводства. 

2.3 Координация работы и контроль по работе с обращениями граждан. 

2.4 Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов. 

2.5 Осуществление контроля за исполнением нормативных актов Президента и Правительства Российской Федерации и Главы Чеченской Республики, поручений вышестоящих организаций, постановлений, распоряжений и поручений главы администрации Гудермесского муниципального района. 

2.6 Подготовка и представление главе администрации, заместителю главы администрации аналитических материалов о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины. 

3.ФУНКЦИИ 

Общий отдел администрации Гудермесского муниципального района в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции: 

3.1. Осуществление регистрации, обработки документов и учетно- справочной работы по документам, ведение электронного документооборота.

3.2. Подготовка поступающих документов руководству и в структурные подразделения для своевременного рассмотрения, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 

3.3. Контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам. 

3.4. Сбор данных о ходе исполнения нормативных правовых актов, распорядительных документов, поручений главы администрации муниципального района, поставленных на контроль, и подготовка информационных материалов по состоянию исполнительной дисциплины, регулярное информирование управляющего делами администрации Гудермесского муниципального района о ходе выполнения поставленных на контроль нормативных правовых актов, распорядительных документов, поручений. 

3.5. Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях администрации муниципального района. 

3.6. Организация работы по заявлениям, предложениям и жалобам граждан. 

3.7. Организация записи, приема, учета, контроля над исполнением личного приема граждан главой администрации муниципального района и заместителями главы администрации. 

3.8. Подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, проведение семинаров и совещаний по вопросам документационного обеспечения. 

3.9. Проектирование и разработка бланков документов.

3.10 Заверение копий нормативно-правовых, распорядительных и других служебных документов печатями и штампами. 

3.11. Хранение нормативно-правовых и распорядительных документов после использования в работе в течение 5 лет. 

3.12. Организация машинописного, компьютерного и ксероксного изготовления, копирования и оперативного размножения документов. 

3.13. Оформление и выдача командировочных удостоверений. 

3.14. Внедрение автоматизированных систем информатизации.

4.РУКОВОДСТВО И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 

4.1.Структура и штатное расписание общего отдела утверждаются главой администрации по представлению заместителя главы администрации- руководителю аппарата администрации. 

4.1. Общий отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации. 

4.2. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется заместителю главы- руководителю аппарата администрации. 

4.3. Начальник общего отдела: 

4.4.1. Определяет порядок и режим работы общего отдела, распределяет обязанности между работниками отдела, готовит положение об общем отделе, должностные инструкции работников; 

4.4.2. Руководит деятельностью общего отдела, обеспечивая выполнение стоящих перед отделом задач; 

4.4.3. Организует взаимодействие с подразделениями администрации и другими организациями по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела; 

4.4.4. Подписывает в установленном порядке документы, связанные с деятельностью общего отдела; 

4.4.5.Представляет предложения по структуре и штатному расписанию общего отдела; 

4.4.6. Вносит предложения о назначении, поощрении, вынесении взысканий и увольнении работников общего отдела; 

4.4.7. Осуществляет, в установленном порядке, мероприятия по повышению квалификации работников отдела; 

4.4.8.Вносит главе администрации и его заместителю предложения по вопросам, входящим в компетенцию общего отдела; 

4.4.9. В случае временного отсутствия начальника отдела( во время отпуска, болезни, нахождения в командировке) его обязанности исполняет главный специалист отдела. 

4.5.Сотрудники общего отдела, специализируясь по определенным направлениям деятельности в соответствии со своими функциями, обеспечивают выполнение задач, стоящих перед общим отделом. 

5. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОБЩЕГО ОТДЕЛА 

5.1. Отдел имеет право: 

5.1.1.Проводить проверки состояния делопроизводства в отделах, доводить итоги проверок до руководства администрации для принятия мер. 

5.1.2.Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений и организаций района (независимо от организационно-правовых форм) сведения и материалы, необходимые для работы. 

5.1.3. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований. 

5.1.4. Давать рекомендации по устранению недостатков и нарушений в документах, подготовленных с нарушениями установленных требований.

5.1.5. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами. 

5.1.6. Использовать технические средства (транспорт, телефон, компьютеры, ксероксы). 

5.1.7. Участвовать в формировании заказов на приобретение копировально-множительной техники, технических средств и расходных материалов для нужд отдела. 

5.2. Отдел несет ответственность: 

5.2.1. За своевременность представления получаемых документов на рассмотрение руководству. 

5.2.2. За своевременное представление сведений о ходе и результатах исполнения нормативных правовых актов, распорядительных документов и поручений, поставленных на контроль. 

5.2.3. За своевременность рассмотрения обращений граждан. 

5.2.4. За правильность оформления документов, подлежащих отправке. 

5.2.5. Специалисты отдела осуществляют свою работу в соответствии с должностными инструкциями, распоряжениями и указаниями начальника отдела и несет полную персональную ответственность за их выполнение. 

5.2.6. Общий отдел несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на общий отдел настоящим Положением, за сохранность документов, углового штампа, печати отдела, печати администрации Гудермесского муниципального района. 

6.ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

Реорганизация общего отдела производится по распоряжению главы администрации.